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Ivan Ricardo Martini
Diante das obrigações impostos pelo SPED e
NFe, o saneamento de cadastro de clientes e fornecedores, passa a ser cada vez
mais exigido. O artigo procura orientar um pouco mais sobre a melhor forma de
fazer este saneamento cadastral.
O saneamento cadastral; consiste na
atividade de atualizar e complementar as informações cadastrais das empresas,
visando atender a aspectos do negócio, neste caso que aqui queremos relatar as
necessidades do projeto SPED.
Fazer o saneamento de cadastros de clientes e
fornecedores, não é uma tarefa tão simples quanto pode parecer num primeiro
momento e requer atenção e dedicação. A experiência mostra que as empresas
acabam subestimando a importância do assunto e na maioria das vezes, não tem a
visão clara da abrangência do trabalho a ser efetuado.
Por muitas vezes
entendem que uma vez feita à busca das informações junto aos sites oficiais da
Receita Federal e Sintegra, o problema está 100% resolvido, o que é um erro.
Provavelmente esta empresa terá em seu cadastro (CNPJ Baixados ou Suspensos) de
clientes importantes os quais devem ser imediatamente tratados e não
simplesmente bloqueados.
Deve ser levado em consideração que uma empresa
pode ter CNPJ Matriz e diversos CNPJ filiais, o que é muito comum,
principalmente nas organizações de médio e grande porte. Faz necessário
verificar além do status do CNPJ e Sintegra, se estes de fato estão atrelados um
ao outro. Ou seja, o CNPJ cadastrado deve estar atrelado a uma IE pertencente a
aquele CNPJ. É de ocorrência comum encontramos IE que esteja atrelada a outro
CNPJ, quer seja ele da mesma razão e até de razão social diferente!
Por
outras vezes depara-se com a ocorrência de endereço errado, como por exemplo; o
endereço contido no cadastro é do estado do MT, todavia o cadastro apresenta
CNPJ e IE do estado de São Paulo por exemplo. Por outras vezes o endereço
contido no cadastro de faturamento é também confundido com o endereço de
entrega. E outras tantas ocorrências bastante comuns de serem encontradas que
não vou aqui detalhar para não ser exaustivo.
Fases do saneamento de
cadastro
Portanto o saneamento de cadastros, não termina simplesmente
com a busca das informações oficiais, requer um trabalho cuidadoso de análise,
para então depois devolver seus dados ao ERP da forma mais confiável possÃvel.
Mas ainda não acabou, temos agora que levar em consideração que os cadastros
alteram mais rápido do que imaginamos. A prática mostra que um cadastro contendo
3.000 CNPJ pelo menos, sofre alterações de Receita Federal e Sintegra pelo menos
uma vez a cada mês de uma forma geral. Assim as empresas necessitam revisão de
seus processos para os novos entrantes no cadastro e também uma revisão de
processos, que possam garantir a manutenção dos seus cadastros em seu banco de
dados sempre ativos, habilitados com os dados de endereço corretos, razão social
etc...
Elaborado por:
Ivan Ricardo Martini - Diretor da INTELIGENTE
Serviços em Tecnologia da Informação
Leia mais:
http://www.mundocontabil.com.br/conteudo.php?id=617&dados%5bacao%5d=artigo#ixzz1l9cym2Iz
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